Weniger ist mehr: So bringen Sie Ihr Team mit drei simplen Schritten auf Erfolgskurs

Kommt Ihnen das bekannt vor? Die Kalender sind voller Meetings, E-Mails ploppen im Minutentakt auf, und für jede Kleinigkeit gibt es ein eigenes Tool. Das Ergebnis: Ihr Team arbeitet hart – aber nicht unbedingt effektiv. Viel Energie verpufft in komplizierten Abläufen, zeitraubender Bürokratie und schlecht abgestimmter Kommunikation.

Doch es geht auch anders. Mit einem strukturierten Blick auf das Wesentliche und drei klaren Schritten schaffen Sie eine Arbeitsumgebung, in der Ihre Mitarbeitenden wieder mehr Raum für das haben, was wirklich zählt: gute Arbeit.

1. Regeln schaffen, die wirklich helfen

Wer Abläufe vereinfachen will, braucht Orientierung. Klare Regeln sind dabei kein Hindernis, sondern eine wertvolle Unterstützung. Sie helfen Ihrem Team, Überflüssiges zu erkennen und gezielt auszumisten.

Ein hilfreiches Gedankenspiel für den Start: Bitten Sie Ihr Team, sich vorzustellen, jede wiederkehrende Aufgabe – sei es eine Status-Mail, ein wöchentliches Meeting oder ein Abstimmungsprozess – müsste um die Hälfte reduziert werden. Wie würde man vorgehen? Was könnte wegfallen? Welche Tools sind vielleicht doppelt gemoppelt?

Natürlich muss am Ende nicht alles tatsächlich halbiert werden. Aber allein die Vorstellung regt dazu an, Gewohntes zu hinterfragen und neue Wege zu suchen. So entstehen Diskussionen über realistische Vereinfachungen, die sich anschließend in konkrete Teamregeln gießen lassen – zum Beispiel: maximal drei Interviewrunden pro Bewerbung, klare Zuständigkeiten pro Projekt oder E-Mail-freie Zeiten am Vormittag.

Solche Vereinbarungen geben Struktur, ohne starr zu sein. Und sie schaffen Freiräume, weil sie helfen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

2. Den Fokus schärfen: Wo klemmt es wirklich?

Bevor Sie an die Umsetzung gehen, lohnt sich eine gründliche Bestandsaufnahme: Wo verliert Ihr Team am meisten Zeit? Welche Prozesse sorgen für Frust oder bremsen die Produktivität?

Starten Sie mit offenen Gesprächen im Team. Fragen Sie, welche Abläufe als hinderlich empfunden werden und sammeln Sie konkrete Beispiele. Wichtig dabei: Geben Sie jedem eine Stimme, denn nicht immer sind die größten Zeitfresser auf den ersten Blick sichtbar. Was für Führungskräfte effizient erscheint, kann im Alltag der Mitarbeitenden mühsam und kompliziert sein.

Im nächsten Schritt teilen Sie Ihr Team in kleinere Gruppen auf. Jede Gruppe kümmert sich um zwei bis drei der gesammelten Herausforderungen – von zu vielen Tools über unklare Zuständigkeiten bis hin zu endlosen Abstimmungsrunden.

Dabei helfen gezielte Fragen:

• Was müsste sich ändern, damit dieser Prozess besser funktioniert?
• Wer muss an Bord sein, damit eine Veränderung gelingt?
• Welche Hürden sind zu erwarten – und wie lassen sie sich überwinden?

Durch diese gezielte Herangehensweise erkennen Ihre Mitarbeitenden nicht nur, was realistisch veränderbar ist. Sie übernehmen auch Verantwortung für „ihr“ Thema, bauen Fachwissen auf und entwickeln erste umsetzbare Lösungen. Die Veränderung entsteht damit nicht von oben herab, sondern im Team – und genau das ist der Schlüssel zu nachhaltiger Vereinfachung.

3. Wissen teilen – und Begeisterung entfachen

Wenn einzelne Gruppen sich intensiver mit bestimmten Themen beschäftigen, entwickeln sich automatisch Kompetenzen und Erfahrungen. Diese sollten nicht im stillen Kämmerlein bleiben – sondern im gesamten Team geteilt werden.

Ermutigen Sie Ihre internen Expertinnen und Experten dazu, ihre Erkenntnisse mit anderen zu besprechen. Der Austausch kann in kurzen Präsentationen im Teammeeting erfolgen oder in informellen Runden, bei denen neue Lösungen vorgestellt und diskutiert werden. Auch der Blick über den Tellerrand – etwa durch Gespräche mit anderen Abteilungen oder externen Partnern – erweitert die Perspektive.

Solche Dialoge fördern nicht nur die Qualität der Lösungen, sondern stärken auch das Wir-Gefühl. Denn wenn Teammitglieder erleben, dass ihr Wissen gefragt ist und ihre Ideen auf offene Ohren stoßen, steigt die Motivation spürbar.

Noch besser: Laden Sie auch Mitarbeitende ein, die sich bisher weniger mit Veränderungsprozessen beschäftigt haben. So entstehen gemischte Teams, die voneinander lernen und gemeinsam an der Umsetzung arbeiten. Denn echte Vereinfachung gelingt nur, wenn möglichst viele mitmachen – nicht nur ein paar besonders Engagierte.

Der Weg zur Vereinfachung: Kein Sprint, sondern ein gemeinsamer Marsch

Eins ist klar: Prozesse zu vereinfachen, bedeutet nicht, einfach mal schnell ein paar Meetings zu streichen oder E-Mail-Verbote auszusprechen. Es geht um eine Kultur der Reflexion, der Offenheit und der gemeinsamen Verantwortung.

Erfolgreiche Teams hinterfragen regelmäßig, ob das, was sie tun, wirklich sinnvoll ist – und sie scheuen sich nicht, neue Wege auszuprobieren. Das braucht Mut, Vertrauen und einen klaren Rahmen. Aber der Aufwand lohnt sich.

Denn wenn unnötiger Ballast abgeworfen wird, entsteht Raum: für kreative Ideen, fokussiertes Arbeiten und mehr Zufriedenheit im Arbeitsalltag. Und genau das bringt Ihr Team nicht nur weiter – sondern oft auch wieder näher zusammen.

Fazit

Machen Sie den ersten Schritt. Sprechen Sie mit Ihrem Team über das, was zu viel, zu kompliziert oder einfach überholt ist. Setzen Sie klare Regeln, fördern Sie fokussiertes Arbeiten und schaffen Sie Möglichkeiten zum Austausch. So wird Vereinfachung zur Teamaufgabe – und zur echten Chance für mehr Leichtigkeit, Produktivität und Erfolg.