Ihr Führungskompass im Umgang mit psychisch labilen Mitarbeitenden – Klar, einfühlsam, lösungsorientiert

Psychische Belastungen und seelische Instabilität sind längst keine Randthemen mehr. In vielen Unternehmen nehmen Stress, Überforderung oder persönliche Krisen zu – und damit auch die Zahl der Mitarbeitenden, die zeitweise psychisch labil reagieren. Für Führungskräfte stellt dies eine besondere Herausforderung dar: Wie unterstützen Sie betroffene Personen angemessen, ohne Ihre Rolle zu überschreiten? Wie sorgen Sie gleichzeitig für Teamstabilität, Produktivität und eine gesundheitsfördernde Arbeitsumgebung?

Im Folgenden erhalten Sie einen praxisorientierten Leitfaden, der Ihnen hilft, sensibel, professionell und wirksam mit psychisch belasteten Mitarbeitenden umzugehen.

1. Akzeptieren Sie psychische Belastungen als Teil moderner Arbeitsrealitäten

Psychische Instabilität ist kein Charakterfehler, sondern häufig die Folge komplexer Faktoren: hoher Arbeitsdruck, familiäre Belastungen, körperliche Erschöpfung oder gesundheitliche Probleme. Als Führungskraft sollten Sie zunächst akzeptieren, dass solche Situationen passieren können – und dass sie nicht automatisch ein „Problemfall“ sind.

Indem Sie psychische Gesundheit offen enttabuisieren, stärken Sie das Vertrauen im Team und zeigen, dass Sie als Führungskraft mit modernen Anforderungen souverän umgehen.

2. Beobachten Sie wertschätzend statt wertend

Sie sind keine Psychologin oder kein Psychologe – und das müssen Sie auch nicht sein. Dennoch sollten Sie aufmerksam wahrnehmen, wenn sich das Verhalten eines Mitarbeiters verändert. Typische Anzeichen können sein:

• deutlicher Leistungsabfall
• häufige Fehlzeiten
• ungewöhnliche Rückzugstendenzen
• starke emotionale Reaktionen
• Schwierigkeiten, Aufgaben zu strukturieren

Wichtig: Bewerten Sie diese Wahrnehmungen nicht moralisch. Es geht nicht um Schuld oder Schwäche, sondern um Fürsorge und professionelle Verantwortung.

3. Führen Sie ein vertrauliches, klar strukturiertes Gespräch

Wenn Sie den Eindruck haben, dass psychische Belastungen die Arbeit beeinflussen, suchen Sie das persönliche Gespräch – frühzeitig, wertschätzend und strukturiert.

Achten Sie dabei auf folgende Grundsätze:

● Sorgen Sie für eine geschützte Atmosphäre.
Ein Gespräch im offenen Büro wirkt schnell übergriffig oder beschämend.

● Beschreiben Sie ausschließlich beobachtbares Verhalten.
Vermeiden Sie Aussagen wie „Sie sind psychisch labil“. Stattdessen:
„Mir fällt auf, dass Sie in letzter Zeit häufig sehr erschöpft wirken und Aufgaben schwerer fallen als sonst.“

● Hören Sie aktiv zu.
Unterbrechen Sie nicht – geben Sie Raum. Nicht jeder Mitarbeitende kann sofort über Belastungen sprechen.

● Halten Sie Ihre Rolle ein.
Sie sollen nicht therapeutisch beraten, sondern unterstützen, Orientierung geben und Lösungen im Arbeitskontext ermöglichen.

4. Klären Sie gemeinsam, was im Rahmen der Arbeit möglich ist

Ziel des Gesprächs ist es nicht, persönliche Probleme im Detail zu analysieren. Stattdessen geht es darum, arbeitsbezogene Maßnahmen zu identifizieren. Dazu gehören zum Beispiel:

• Prioritäten klären oder reduzieren
• Aufgaben temporär anpassen
• klare Strukturen und Deadlines vereinbaren
• flexible Arbeitszeiten ermöglichen
• Ruhephasen oder Homeoffice-Optionen anbieten
• Übergangslösungen schaffen, bis externe Hilfe greift

Diese Maßnahmen helfen, Druck zu reduzieren, ohne das Team zu überlasten. Wichtig ist, dass Sie diese Lösungen gemeinsam besprechen und transparent gestalten.

5. Bieten Sie Unterstützung an – aber bleiben Sie in Ihrer Kompetenz

Psychische Instabilität erfordert oft professionelle Unterstützung. Als Führungskraft können Sie diese fördern, ohne selbst in die Rolle eines Beraters zu geraten. Das gelingt durch Hinweise auf:

• betriebliche Sozialberatung
• Employee Assistance Programme (EAP)
• psychologische Beratungsstellen
• ärztliche Unterstützung
• interne oder externe Coaching-Angebote

Formulierungen wie „Vielleicht wäre es hilfreich, wenn Sie …“ oder „Der nächste Schritt könnte sein …“ zeigen Fürsorge, ohne Druck auszuüben.

6. Schaffen Sie klare Erwartungen und Grenzen

Gerade wenn Mitarbeitende psychisch belastet sind, braucht es Struktur. Stellen Sie daher sicher, dass Erwartungen klar und realistisch formuliert sind.

Das bedeutet:

• Vereinbaren Sie konkrete Aufgabenpakete.
• Legen Sie Zwischenziele und Feedbacktermine fest.
• Halten Sie Absprachen schriftlich fest, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Achten Sie darauf, dass Hilfsangebote nicht zu dauerhaften Sonderrollen führen.

Psychisch belastete Mitarbeitende benötigen Unterstützung – aber auch Verlässlichkeit. Eine klare Struktur ist oft stabilisierend.

7. Schützen Sie die Teamdynamik

Wenn ein Mitarbeitender weniger belastbar ist, kann dies Auswirkungen auf das gesamte Team haben. Als Führungskraft liegt es an Ihnen, transparent zu kommunizieren, ohne Persönliches offenzulegen.

Einige Leitlinien:

• Keine Diagnosen oder Gründe an das Team weitergeben.
• Aufgabenverlagerungen als normale organisatorische Optimierung darstellen.
• Die Teamleistung wertschätzen und Überlastungen früh erkennen.
• Offene oder negative Kommentare im Team unmittelbar adressieren.

Ihr Ziel sollte sein, ein Klima der Akzeptanz zu fördern und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass das Team als Ganzes leistungsfähig bleibt.

8. Achten Sie auch auf Ihre eigene psychische Gesundheit

Der Umgang mit psychisch instabilen Mitarbeitenden kann emotional herausfordernd sein. Führungskräfte neigen dazu, viel Verantwortung zu übernehmen – manchmal zu viel.

Deshalb gilt:

• Ziehen Sie selbst Unterstützung durch HR, Coaching oder Supervision in Betracht.
• Setzen Sie klare Grenzen, um Überforderung zu verhindern.
• Reflektieren Sie regelmäßig Ihr eigenes Führungsverhalten.

Nur wenn Sie sich selbst stabil fühlen, können Sie anderen Stabilität geben.

9. Etablieren Sie eine Unternehmenskultur, die psychische Gesundheit fördert

Der beste Umgang mit psychisch labilen Mitarbeitenden ist Prävention. Eine gesundheitsorientierte Führung und Unternehmenskultur verringert psychische Belastungen langfristig.

Dazu gehören:

• realistische Arbeitslasten
• offene Kommunikation
• Fehlerkultur statt Schuldzuweisungen
• Wertschätzung im Alltag
• regelmäßige Mitarbeitergespräche
• Weiterbildungen zu mentaler Gesundheit für Führungskräfte
• Möglichkeiten zur Stressreduktion, z. B. Pausenräume, flexible Arbeitsmodelle, Gesundheitsprogramme

Ein Unternehmen, in dem sich Mitarbeitende sicher und gesehen fühlen, wirkt vorbeugend – und erhöht gleichzeitig Motivation und Loyalität.

Fazit: Führung braucht Empathie, Klarheit und Kompetenzgrenzen

Psychisch labile Mitarbeitende verlangen von Ihnen als Führungskraft weder psychologische Expertise noch perfekte Lösungen. Was sie brauchen, ist ein Mensch, der aufmerksam, fair, strukturiert und unterstützend handelt.

Indem Sie:

• wertschätzend kommunizieren
• klare Strukturen schaffen
• professionelle Grenzen einhalten
• Unterstützungssysteme nutzen
• das Team stabil halten

… schaffen Sie eine Arbeitsumgebung, in der psychische Gesundheit ernst genommen wird – und in der Mitarbeitende trotz Belastungen weiterhin erfolgreich und motiviert arbeiten können.

Ein reflektierter Umgang mit psychisch belasteten Mitarbeitenden ist kein „Nice-to-have“, sondern eine unverzichtbare Führungskompetenz moderner Arbeitswelten.