Schwierige Botschaften mit Fingerspitzengefühl überbringen: So kommunizieren Sie unangenehme Entscheidungen erfolgreich

Wie unangenehme Entscheidungen klar und empathisch kommuniziert werden können

Das Überbringen schlechter Nachrichten gehört zu den schwierigsten Aufgaben, die Führungskräfte bewältigen müssen. Ob es sich um Sparmaßnahmen, die Einstellung eines Projekts oder die Entlassung von Mitarbeitenden handelt – solche Situationen erfordern Sorgfalt, Einfühlungsvermögen und eine gründliche Vorbereitung.

Herausforderungen in der Kommunikation schwieriger Entscheidungen

Positive Nachrichten wie Beförderungen oder Gehaltserhöhungen sind in der Regel leicht zu vermitteln. Anders ist es bei belastenden Entscheidungen, die das Team oder einzelne Mitarbeitende betreffen. Solche Gespräche können Ängste und Spannungen hervorrufen, nicht nur bei den Betroffenen, sondern auch bei der Führungskraft selbst. Die emotionale Bindung zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden kann dabei die Kommunikation zusätzlich erschweren.

Ein häufiges Problem ist mangelnde Klarheit. Unzureichend vorbereitete Führungskräfte riskieren, Vertrauen zu verlieren, wenn ihre Botschaften widersprüchlich oder unvollständig sind. Ebenso problematisch ist es, negative Nachrichten zu beschönigen oder Details auszulassen. Das Ziel sollte stattdessen sein, Offenheit zu zeigen und den Mitarbeitenden die Hintergründe einer Entscheidung sachlich zu erläutern.

Tipps für eine gelungene Kommunikation

1. Gründliche Vorbereitung

Vor schwierigen Gesprächen sollte man mögliche Szenarien durchdenken. Welche Reaktionen könnten auftreten, und wie kann darauf reagiert werden? Dabei hilft es, sich in die Perspektive der Betroffenen zu versetzen. Gespräche mit Kolleg:innen oder externen Berater:innen, die andere Sichtweisen einbringen, können wertvolle Anregungen liefern.

2. Klare Trennung zwischen Funktion und Person

Führungskräfte sollten verdeutlichen, dass Entscheidungen aus ihrer beruflichen Rolle heraus getroffen wurden und nicht aus persönlichen Beweggründen. Dies hilft, Angriffe auf die eigene Person zu vermeiden und die Aufmerksamkeit auf die sachliche Notwendigkeit der Entscheidung zu lenken.

3. Empathie und Offenheit zeigen 

Auch wenn Emotionen in manchen Kontexten als unprofessionell gelten, ist Empathie ein entscheidender Faktor. Sätze wie „Ich verstehe, dass diese Entscheidung Unmut auslöst“ signalisieren Verständnis für die Perspektive der Mitarbeitenden. Zugleich sollte Raum gegeben werden, damit Betroffene ihre Sorgen äußern können.

4. Vertrauen durch Transparenz schaffen

Führungskräfte sollten die Hintergründe und Notwendigkeiten einer Entscheidung nachvollziehbar darlegen. Dies stärkt die Glaubwürdigkeit und hilft, den Mitarbeitenden Perspektiven aufzuzeigen, wie die Situation bewältigt werden kann.

Persönliche Vorbereitung: Resilienz entwickeln

Resilienz – also die psychische Widerstandskraft – ist eine wichtige Voraussetzung, um schwierige Entscheidungen souverän zu kommunizieren. Diese Fähigkeit lässt sich durch regelmäßige körperliche Aktivität, ausreichend Schlaf und gesunde Ernährung fördern.

Zur mentalen Vorbereitung kann es hilfreich sein, sich mögliche Gesprächsverläufe bildlich vorzustellen und Lösungsansätze zu durchdenken. Eine Führungskraft berichtete beispielsweise, dass sie vor wichtigen Gesprächen joggen ging, um dabei die Szenarien gedanklich durchzuspielen. Diese Methode half nicht nur, sich emotional auf die Situation einzustellen, sondern förderte auch die Konzentration und Klarheit.

Fazit

Unangenehme Entscheidungen erfordern von Führungskräften eine klare, durchdachte und empathische Kommunikation. Mit ausreichender Vorbereitung, Offenheit und einer deutlichen Trennung zwischen persönlicher Ebene und beruflicher Verantwortung können solche Gespräche konstruktiv geführt werden. Resilienz ist dabei ein wesentlicher Schlüssel, um auch in schwierigen Momenten handlungsfähig und professionell zu bleiben.