Arbeitssitzungen – Zeit und Wissen optimal einsetzten

„UND HABEN SIE SICH AUF DAS MEETING VORBEREITET?“

„Ja, natürlich. Worum geht es denn?“

„Ich würde gerne mit Ihnen über die neuen Handys sprechen“

„In diesem Fall, wer könnte Hans bitten, sofort hierher zu kommen?“

„Ich hole ihn, aber lassen Sie uns doch endlich die Aufgabenverteilung fertigstellen…“

Stunden später: „Okay das reicht, Schluss jetzt, ich fasse das alles zusammen.“

„Prima. Und jetzt wieder an die Arbeit!“

„Und jetzt wieder an die Arbeit.“ Ist dies eine unschuldige Bemerkung oder wird hier etwas darüber gesagt, wie chaotisch viele Sitzungen sind?

Arten von Meetings

Henry Mintzberg hat in seiner berühmten Untersuchung festgestellt, dass Führungskräfte 59% ihrer Zeit in Besprechungen verbringen. Bemerkenswert hieran ist, dass diese Statistik aus den 70er Jahren auch heute noch gültig ist. Und je höher die Stellung der Führungskraft, desto mehr Zeit verbringt er in Sitzungen. Besprechungen werden oft als lästig und als Zeitverschwendung beschrieben. Trotzdem sind sie sinnvoll. Während einer Sitzung können Informationen und Berichte ausgetauscht werden. Trotz des hohen Potentials an Produktivität und sind die meisten Sitzungen jedoch ineffizient. Allein durch eine Verkürzung der Zeit, die in Meetings verbracht wird, könnte ein Unternehmen bereits beachtliche Einsparungen machen. Und dies ist durchaus realisierbar! Es gibt 3 Typen von Sitzung:

Arbeitssitzungen, in denen Ziele vorbereitet und oder Entscheidungen getroffen, ein Projekt begleitet oder Ergebnisse analysiert werden. Dieser Typus wird im Folgenden besprochen.
Informationssitzungen, in denen sich die Aufmerksamkeit auf den Sprecher richtet.
Kreativitäts-Sitzungen, in der neue Ideen entwickelt werden.

Effektive Prinzipien einer Arbeitssitzung

1. Legen Sie ein konkretes Ziel fest

Organisieren sie keine Sitzung ohne ein klares Ziel. Stellen sie sich im Voraus die Frage: „Was wollen wir erreichen? Woran merken wir, dass wir unser Ziel erreicht haben?“ Falls nicht alle Mitarbeiter anwesend sein müssen, haben sie folgende Alternative:

Bilaterale Sitzungen
Memos, wenn Sie lediglich Informationen weitergeben möchten
Sitzung mit verschiedenen Phasen, in denen die Mitarbeiter lediglich bei den für sie relevanten Themen anwesend sind

2. Verschicken Sie Einladungen

Diese sollten Angaben enthalten über Ziel, Ort, Datum, Beginn und Ende der Sitzung, Namen der weiteren Teilnehmer, Themen, die im Voraus vorbereitet werden müssen und die Zeit, die jeder zur Verfügung hat.

3. Verlangen Sie von allen Teilnehmern schriftliche Vorbereitung

Nur schriftlich vorbereitete Teilnehmer sollten aufgefordert und involviert werden, ihre Ideen zu erläutern. Schriftliche Vorbereitung hat folgende Vorteile:

Zu Beginn der Sitzung sind alle Ideen innerhalb von ein paar Minuten und ohne Diskussionen und Erörterungen auf den Tisch.
ei schriftlicher Vorbereitung werden Problempunkte weniger übertrieben. Mit Diskussionen über die Ursachen von Problemen wird oftmals zu viel Zeit vergeudet. Das bringt nichts, die Sitzung liegt dem Zweck, Ideen zusammenzutragen, die in Lösungen statt in Problemen resultieren.
Bei schriftlicher Vorbereitung brauchen die Teilnehmer nicht während der Sitzung darüber nachzudenken, was sie sagen wollen. Zudem können Sie ihren Kollegen zu hören. Allen Anwesenden ist es deutlich, worum es geht und es ist nicht nötigen Informationen zu wiederholen, dies spart Zeit und fordert gegenseitigen Respekt.
Die Teilnehmer werden sich gründlicher vorbereiten, wenn sie wissen, dass sie ihre Vorschläge mündlich zu erläutern haben. Nicht vorbereitete Teilnehmern neigen dazu sich nur ein Stichwort aufzuschreiben. Darüber sprechen sie dann weitschweifig.
Die Vorschläge sind kurz und deutlich konkret und geben die Gedanken des Einzelnen präzise wieder.

4. Halten sie sich an die festgelegte Zeit

Ein pünktlicher Beginn und Ende wirken sich vorteilhaft auf eine effiziente Zeitplanung aush ist.

5. Erlauben Sie keine Unterbrechung

Sitzungen, deren Zeiteinteilung bekannt ist und respektiert wird, werden nicht plötzlich unterbrochen.

6. Durch Schweigen beherrschen

Schweigen sie, um die Ruhe zu wahren und die Kontrolle zu behalten.

7. Vermeiden Sie „Diverses“ und weitere Themen

Themen, die nicht auf der Agenda erwähnt sind, können nicht gründlich vorbereitet sein. Wie wichtig sie auch sein mögen, ohne Vorbereitung wird sich keine effiziente und effektive Diskussion ergeben.

8. Achten Sie auf eine willkürliche Reihenfolge

Richten sie sich in willkürlicher Reihenfolge an ihre Teilnehmer. Dadurch wird die Sitzung interaktiv, die Teilnehmer spielt eine aktive Rolle und sind dadurch motiviert.

9. Führen sie eine Entscheidungsprotokoll statt eines Sitzungsberichts

Der Protokollführer hält lediglich fest (Was? Wer? Wann?). Am Schluss liest er sie zur Bestätigung noch einmal vor Eile. Teilnehmer erhalten eine Kopie.

10. Schließen Sie mit einer Fragerunde ab

Mit der Frage: „Wer hat noch eine Frage?“ sollen nicht weitere Punkte an die Agenda hinzugefügt werden. Sie dient lediglich der Vergewisserung, dass alles deutlich ist und nichts vergessen wurde.

Jeder, der ein neues Thema Anschneidet, wird gebeten, es zur nächsten Sitzung vorzubereiten. So werden sinnlose Fragen und Ablenkungen vermieden. Das spart Zeit
Persönliche Fragen können auf eine bilaterale Besprechung verschoben werden. Es hat keinen Zweck, die ganze Gruppe mit Themen zu belasten, die nur bestimmte Teilnehmer betreffen.
Andererseits sollten simple Angelegenheit, die schnell gelöst werden können, sofort entschieden und ins Protokoll aufgenommen werden

Meetings effizient leiten

Meetings sind kürzer und effektiver, wenn sie wie ein Gruppenfördergespräch geleitet werden. Welche Aufgaben hat der Vorsitzende dann?

1. Beginnen Sie positiv

Begrüßen Sie die Teilnehmer
Formulieren Sie das Ziel
Stellen Sie sicher, dass sich alle schriftlich vorbereitet haben.

2. Erleichtern Sie es den Teilnehmern, sich mitzuteilen, indem Sie offene Fragen stellen

3. Führen sie die Gruppe zu einem Fördergespräch

Vergangenheit: “ Was hat bisher gut geklappt? Weshalb?“
Gegenwart: „Was sind unsere Stärken?“
Zukunft: „Was können wir verbessern?“
Verantwortung: „Was schlagen Sie vor?“
Unterstützung: „Wie können wir Sie unterstützen?“
Kontrolle: „Wie geht es weiter?“

4. Beauftragen Sie jemanden mit der Protokollführung

Der Vorsitzende konzentriert sich vollständig auf die Sitzung, der kann sich nicht auch noch um das Protokoll kümmern.

5. Achten Sie auf die Zeit

Beenden Sie die Sitzung 5 Minuten vor dem festgelegten Zeitpunkt, so dass das Protokoll noch vorgelesen und ausgeteilt werden kann.

Gespräche nutzen

Bei jeder Arbeitssitzung sollten zum Schluss deutliche und konstruktive Entscheidungen getroffen werden. In effizienten Sitzungen bleibt der Fokus auf den Punkten der Agenda und sie führen zu konkreten Ergebnissen, die in später vertieft werden können. Diese Effizienz ist zeitsparend, motivierend und führt zu Ergebnissen – bewiesen in modernen Unternehmen, die aus ihrem Besprechungszimmern Entscheidungszimmer gemacht haben.

Aktion!

Wieviel Zeit verbringen Sie in Meeetings?

Welche Alternativen gibt es für unwichtige Meetings?

Wie können Sie die hier besprochenen Prinzipien eines Meetings in Ihrer folgenden Sitzung anwenden?

Wie bereiten Sie Ihr nächstes Meeting als eine Art Fördergespräch vor?