Arbeiten im HomeOffice - Tipps zur Konzeptionierung, Implementierung und Optimierung einer besonderen Arbeitsform

Das Corona-Virus hat die Welt fest im Griff. Nun läuft die zweite Welle und die Pandemie hat uns wieder voll erfasst. Die Auswirkungen im beruflichen, privaten und familiären Umfeld sind vielfältig.

Hier der Link zu unserem Video-Podcast mit Tipps zur Konzeptionierung, Implementierung und Optimierung einer besonderen Arbeitsform: https://youtu.be/O8dj5zGo23Y.

Die Arbeit von Zuhause ist in vielen Unternehmen zwar schon lange Realität, wurde in der Vergangenheit aber meist nur sporadisch und im begrenztem Umfang als Arbeitsform genutzt.

Dabei ist die Arbeit aus dem Homeoffice grundsätzlich eine gute Sache. Studien zeigen, dass die Produktivität der Mitarbeiter um ca. 14% höher ist als bei der Arbeit vom Büro. Die Ausfallquote der Mitarbeiter ist um ca. 50% niedriger und in „normalen“ Zeiten ist auch die Mitarbeiterzufriedenheit größer.

Die positiven Erfahrungen die Mitarbeiter in der aktuellen Corona-Krise im HomeOffice machen, wurden in einer Studie von „Avantgarde Experts“ ermittelt. Die wichtigsten positiven Erfahrungen sind:

• dass Arbeitswege wegfallen
• dass eine bessere Zeiteinteilung möglich ist
• dass die Produktivität höher als im Büro ist
• dass es keinen Kontakt zu unbeliebten Kollegen gibt
• dass virtuelle Meetings produktiver als reale sind

Aber das Arbeiten vom HomeOffice hat nicht nur positive Aspekte. Im HomeOffice klagen immerhin 50% der Mitarbeiter über das Gefühl von Vereinsamung und fehlender Kommunikation und fühlen sich isoliert.

Teammitgliedern, die sich selten zu Gesicht bekommen, fehlen informelle Informationskanäle – wie z.B. die Kaffeeküche - und auch der Aufbau von Vertrauen gestaltet sich schwieriger. Dadurch besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter ihre Teamidentität und nicht zuletzt die Identifikation mit dem Unternehmen verlieren. Dass die Distanz zwischen den Teammitgliedern außerdem häufiger zu Missverständnissen und Konflikten führt, ist keine Überraschung.

Betrachtet werden muss auch die Entgrenzung der Arbeit. Vielfach kann man nicht mehr von Work-Life-Balance sprechen, sondern vielmehr von Work-Life-Blending, also einer signifikanten Überschneidung der beiden Sphären. Diese Entgrenzung der Arbeit wird von sehr vielen Beschäftigten negativ empfunden und muss im Sinne deren Gesundheit sehr genau beobachtet werden.

Aber auch die Vereinbarkeit mit dem familiären Umfeld ist nicht immer einfach. Mehrere Monate als Eltern zusammen mit einem Schulkind und einem Kindergartenkind Tag und Nacht zuhause zu sein und im HomeOffice trotzdem produktiv arbeiten zu müssen, ist eine immense Herausforderung und stellt für viele Beschäftigten ein Problem dar.

Ein weiterer Aspekt sind die Ergonomischen Bedingungen, die für das Arbeiten im HomeOffice meist nicht optimal sind. Dabei geht es um Themen wie Tageslicht, Frischluftzufuhr sowie auch die Frage nach den passenden Büromöbeln wie bspw. höhenverstellbare Schreibtische oder ergonomische Bürostühle.

In einer repräsentativen Studie der Zeitschrift „Fit for Fun“ sprechen rund 33% der Arbeitnehmer davon, seit der HomeOffice-Zeit häufiger unter Rückenschmerzen zu leiden als sonst. Zu einem fast gleichen Ergebnis kommt die Befragung der „Avantgarde Experts“, wonach 32% der Befragten über Rückenschmerzen und 31% über erhöhte Neigung zur Depression klagen. Kein Wunder, dass weltweit Mitarbeiter vermehrt Zeichen von Burnout zeigen.

Besonders Mitarbeiter, die Probleme im Umgang mit den neuen Herausforderungen haben, scheinen anfälliger für Burnout geworden zu sein. Gleiches gilt für Arbeitnehmer mit gestiegenem Workload.

Möglicherweise hängen diese Symptome aber auch mit dem erhöhten psychischen Druck zusammen, der von der Corona-Krise im Allgemeinen ausgeht. Unabhängig davon müssen jedoch Arbeitnehmer zu HomeOffice-Zeiten auf entsprechend gesundes Sitzen, gesunde Ernährung, ausreichend Pausen sowie Ausgleichssport achten.

Aber wie gelingt das Arbeiten im HomeOffice?

Zunächst einmal gilt: Nicht jeder Mensch ist für die Arbeit im HomeOffice geschaffen. Daher empfiehlt es sich, diese Form der Arbeit nicht anzuordnen, sondern vielmehr im gemeinsamen Gespräch gegenseitige Wünsche und Erwartungen abzugleichen und die Art und Weise, sowie die Häufigkeit der Heimarbeit zu definieren.

Wesentliche Grundlagen für das Arbeiten im HomeOffice sind die Schaffung der notwendigen technischen und rechtlichen Voraussetzungen und dass das Arbeitskonzept sowie die dazugehörigen Prozesse beschrieben sind. Es müssen gemeinsam Vereinbarungen über veränderte Abläufe zur Zusammenarbeit getroffen werden. Dazu zählt z. B. Kernarbeitszeiten und -tage festzulegen, an denen Anwesenheitspflicht gilt, aber auch gemeinsame Regeln für die Erreichbarkeit im HomeOffice.

Je nach Erfahrungshintergrund der jeweiligen Person kann es auch hilfreich sein genau zu besprechen, welche Aufgaben für die Arbeit im HomeOffice geeignet sind und in welchem Zeitraum diese erledigt werden sollen.

Eine entscheidende Rolle spielen die Führungskräfte. Für die ist die wichtigste Voraussetzung, offen und ehrlich zu sein, d.h. die neue Situation zu thematisieren und die Herausforderungen zu benennen. Das heißt auch die unterschiedlichen Erwartungen zu klären: Die der Führungskraft ans Team und umgekehrt.

Die Führungskräfte müssen ihren Mitarbeitern erklären, dass diese Situation neu für ihn/sie ist (für das Team ist sie es ja auch), und dass in der ersten Zeit eventuell nicht alles gleich funktioniert.

Führungskräfte sollten darauf vertrauen, dass ihre Mitarbeiter sie nicht enttäuschen werden. Das ist besonders wichtig, da sich durch die Einführung von HomeOffice als Arbeitsform der Fokus verschiebt.

Nachdem sich die geleistete Arbeitszeit der Mitarbeiter nun der Kontrolle entzieht, gilt es Arbeit an Ergebnissen zu messen und nicht mehr daran, wie lange jemand vor Ort im Büro sitzt.

Aber die Mitarbeiter brauchen auch Vertrauen in die Führungskraft, damit sie sicher sein können, bei Problemen und mit ihren Sorgen nicht allein gelassen zu werden. Deshalb sind Einzelgespräche mit jedem Teammitglied jetzt vielleicht wichtiger denn je. Vereinbaren Sie dafür feste Termine und machen Sie deutlich, dass Sie für alle jederzeit ansprechbar sind, über E-Mail, Telefon oder Video.

Nicht zuletzt stellt sich für die Führungskräfte die Schwierigkeit des Leistungsfeedbacks.

So empfinden es viele Führungskräfte als deutlich einfacher, Mitarbeiter zu beurteilen, die täglich vor Ort sind, als solche, die sie nur selten zu Gesicht bekommen.

Das Interesse am Tun und Handeln der Mitarbeiter und an ihren Bedürfnissen und Sorgen muss noch stärker als bislang in den Fokus der Führungskräfte rücken. Diese Art der mitarbeiterorientierten Führung ist zwar grundsätzliche ein Schlüsselelement für eine sinnstiftende und erfolgreiche Unternehmenskultur – ganz besonders bedeutend ist sie aber in Zeiten von Corona.

Im Privaten wie in der Arbeitswelt brauchen Menschen den persönlichen Austausch mit Anderen. Da im HomeOffice keine echten Begegnungen mit den Kollegen und Mitarbeitern stattfinden, fehlen oft die Nähe und das gegenseitige Vertrauen.

Hier helfen virtuelle Teambildungsmaßnahmen:

• Man kann beispielsweise über ein Chat-Programm eine virtuelle Büroküche einrichten, in der alle nach Lust und Laune vorbeischauen und ein bisschen plaudern können.
• Auch Musik verbindet: Bei einem digitalen Musikdienst lassen sich gemeinsame Office-Playlists erstellen und eigene Charts erstellen
• Eine weitere Möglichkeit sind Verabredungen mit den Mitarbeitern zu gemeinsamen Sporteinheiten, etwa einem Yogakurs im Internet, oder das Organisieren eines Jogging-Programms, das per Lauf-App dokumentiert wird.
• Die Initiierung von lustigen Foto- oder Video-Challenges an einem bestimmten Tag in der Woche. Viele Mitarbeiter verfügen über einen reichhaltigen Fundus an lustigen Videos, Cartoons oder Bildern, die man sich gemeinsam anschauen kann.
• Aber auch gemeinsam zu spielen schafft Nähe – auch über die Distanz. Auf verschiedenen Plattformen sind die unterschiedlichsten Online-Spiele verfügbar. Gesellschaftsspiele kann man wunderbar über Skype, Zoom oder anderen Videokonferenztools spielen.

Tun Sie als Führungskraft Ihren Mitarbeitern etwas Gutes und überraschen sie mit einem HomeOffice-Paket. Eine Flasche Wein, Essig, Öl, Pasta und wenn dann noch ein gutes Buch im Paket liegt…

Es gibt tausend Möglichkeiten und der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt

Und hier noch ein paar allgemeine Tipps für alle die im HomeOffice arbeiten:

Die richtige Arbeitsplatzgestaltung

Arbeiten im Bett, auf dem Sofa oder im Garten klingt verlockend, doch der private Wohnbereich ist privat. Da ein eigenes Arbeitszimmer für viele nicht realisierbar ist, könnte man sich vielleicht einen kleinen Bereich einrichten, der nur für die Arbeit gedacht ist und der es ermöglicht weitestgehend frei von Ablenkungen zu arbeiten.

Bewahren Sie Haltung

Im Jogginganzug oder Pyjama an den Schreibtisch? Lieber nicht. Sich morgens so anzuziehen, als würde man gleich ins Büro gehen, hat zwei positive Effekte: Zum einen stimmt man sich auf die Arbeit ein, zum anderen ist man für spontane Videochats mit den Kollegen gewappnet. Außerdem strahlt man mit der richtigen Kleidung mehr Selbstbewusstsein aus.

Bewegung, Bewegung, Bewegung!

Wer im HomeOffice arbeitet, sollte bewusst darauf achten, ausreichend an die frische Luft zu kommen.

Weil es gut für die Gesundheit ist, empfiehlt es sich, sich täglich mindestens eine Stunde zu bewegen: Laufen, Spazierengehen, Radfahren, Schwimmen, Yoga - alles was Spaß macht, ist gut für den Körper und auch für die Psyche.

Bewegung senkt den Stresslevel und beugt Burnout vor. Findet sie im Freien und bei Sonnenlicht statt, tankt man außerdem noch das für die Leistungsfähigkeit so wichtige Vitamin D.

Achten Sie auf die Ernährung

Eine Untersuchung der „Bundesvereinigung der Deutschen Ernährungsindustrie“ zeigt, dass mit der Verbreitung von HomeOffice auch der Konsum von Fertigprodukten, allen voran Tiefkühlpizza, gestiegen ist. Die Folge ist, dass viele Menschen an Gewicht zugelegt haben. Wie kann man das vermeiden?

• Für sich in der Mittagspause eine gesunde Mahlzeit zubereiten
• Nicht nebenbei am PC essen, sondern am Tisch - mit Zeit, Genuss und wenn möglich in Gesellschaft
• Zwischenmahlzeiten vermeiden oder den größten Heißhunger mit Gemüsesticks oder Naturjoghurt, statt Schokolade stillen 
• Wenn es doch mal etwas Süßes sein muss, geht man dafür zum übernächsten Supermarkt oder legt nach dem Besuch in der Eisdiele eine Extrabewegungseinheit ein

Teilen Sie sich Ihre Arbeitszeit ein und machen Sie Pausen

Um im HomeOffice eine gesunde Balance zwischen Privat- und Arbeitsleben zu erhalten, hilft es

• einen exakten Zeitpunkt festlegen, wann man den Computer an- und auch wieder ausschaltet, und den Laptop oder das Handy nicht mit ins Bett nehmen
• sich regelmäßig zu einer bestimmten Uhrzeit mit Freunden oder der Familie verabreden, etwa zu einem Spaziergang, zum Abendessen oder zum gemeinsamen Sport
• die Arbeit immer wieder unterbrechen. Am besten stellt man sich einen Wecker, der regelmäßig daran erinnert, eine Kurzpause einzulegen