Das Onboarding – Der Schlüssel für eine gute Integration neuer Mitarbeiter

Wenn die Kollegen erst noch hektisch einen Schreibtisch frei räumen müssen, damit der oder die Neue überhaupt einen Platz hat, dämpft das merklich die Motivation. Laut einer Studie des Human Capital Institutes gehen 77% der Arbeitnehmer am ersten Arbeitstag früher nach Hause, weil Arbeitsplatz und Kollegen nicht auf den Neuankömmling vorbereitet sind.

Wenn Mitarbeiter aber nicht systematisch in das neue Arbeitsumfeld mit seinen Strukturen und Regeln eingeführt werden, kann das hohe Kosten verursachen und schadet dem Image des Unternehmens.

Der Mehrwert, d.h. die Fähigkeiten, Kenntnisse und damit das Innovationspotenzial, von neuen Mitarbeitern ist schnell verspielt. Dass betroffene Mitarbeiter in solchen Fällen oft nach kurzer Zeit kündigen, ist nicht ungewöhnlich.

So gelingt der Einarbeitungsprozess neuer Mitarbeiter

Das “An-Bord-Nehmen“ schließt sich an die Bewerbungsphase an und beginnt direkt nach der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Übrigens kann die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn gut genutzt werden, um den Kontakt zum neuen Mitarbeiter zu halten, ihn auf das Unternehmen einzustimmen und die Vorfreude zu erhöhen. Warum den neuen Mitarbeiter nicht mit einem Willkommenspaket überraschen, das ihm nach Hause geliefert wird?

Das Ziel des Onboarding-Prozess ist, es neuen Mitarbeitern zu ermöglichen, das Unternehmen kennenzulernen und abteilungsübergreifende Netzwerke aufzubauen. Deshalb ist es wichtig sich darüber Gedanken machen, was neue Kollegen über das Unternehmen (Unternehmensziele, Struktur, Arbeitsstil, betriebliche Umgangsformen etc.) wissen sollten.

Zum Onboarding-Prozess gehört, dass der neue Mitarbeiter gleich am ersten Tag einen komplett ausgestatteten Arbeitsplatz vorfindet. Dazu gehören z. B. Berechtigungen und Zugänge für die IT-Systeme, Räume, Materialien, Dienstwagen, Mobil Devices, etc.

Für ein Onboarding aus bzw. im Homeoffice gelten natürlich grundsätzlich die selben Regeln. Allerdings müssen die fachliche Einarbeitung und die soziale Integration besonders berücksichtigt werden, denn sich eben mal schnell zusammensetzen, um Aufgaben zu besprechen, oder das zufällige Gespräch in der Kaffeeküche gestalten sich im Homeoffice schwierig.

Das Onboarding als Führungsaufgabe

Es ist die Aufgabe des direkten Vorgesetzten, den Mitarbeiter erfolgreich in das Unternehmen einzuführen. Wenn die Führungskraft allerdings schon am ersten Tag keine Zeit hat, um den neuen Mitarbeiter zu begrüßen, der Belegschaft vorzustellen und mit ihm ein ausführliches Gespräch zu führen, ist das eine vergebene Chance.

Auch sollte die Führungskraft rechtzeitig ein Gespräch mit dem neuen Mitarbeiter führen, in dem nicht nur die konkreten Arbeitsbereiche und -aufgaben, sondern auch Erwartungen hinsichtlich des Verhaltens im Team, der Kommunikation untereinander und der Werte, die im Unternehmen geschätzt werden, geklärt werden.

Ein Einarbeitungsplan gibt Orientierung

Der neue Mitarbeiter fühlt sich vernachlässigt und die Anfangsmotivation ist schnell dahin, wenn er nach zwei Wochen noch immer mit Beschäftigungsmaßnahmen bei Laune gehalten wird. Es geht wertvolle Zeit verloren, in der der neue Kollege schon längst seinen Beitrag für das Unternehmen leisten könnte.

Deshalb sollte bis zum Arbeitsbeginn des Mitarbeiters ein ausführlicher Einarbeitungsplan vorhanden sein. Der beschreibt, welche Inhalte dem Mitarbeiter in welchem zeitlichen Rahmen mit welchen Methoden vermittelt werden und wer im Unternehmen dafür zuständig ist.

Ein Einarbeitungsplan sollte mindestens die folgenden Punkte enthalten:

• Persönliche Vorstellung der Kollegen (auch aus anderen Fachbereichen)
• Einarbeitungsmaßnahmen wie Einführungskurse oder Vorstellung des Produktportfolios
• Information zu Projekten und Arbeitszielen der nächsten Monate
• Kennenlernen der Abteilungen, die für die Einarbeitung notwendig sind
• Planung und Terminierung von regelmäßigen Feedbackgesprächen
• Kompetenzen, die aufgebaut werden sollten

Ein Paten- oder Mentoring-Programm unterstützt den Wissenstransfer, die soziale Integration, schafft Vertrauen und kann dem Mitarbeiter helfen, sich schnell in die neuen Strukturen einzuleben. Dabei ist wichtig, dass der Pate sowohl die notwendige Kompetenz für die fachliche und soziale Eingliederung des neuen Kollegen mitbringt als auch loyal gegenüber dem Vorgesetzten und dem Unternehmen agiert.

Kommunikation und Feedback

Mitarbeitergespräche geben der Führungskraft die Möglichkeit, die Integration des neuen Mitarbeiters als Starthelfer und Coach zu begleiten und die Zielerreichung und Kompetenzentwicklung abzuklären.

Durch Gespräche und Beobachtungen kann die Führungskraft herauszufinden, ob Anpassungsschwierigkeiten bestehen und welche Gründe es dafür gibt. Wichtig ist eine offene Kommunikationskultur, d.h.:

• Konflikte im Team offen ansprechen, ggf. Einzelgespräche anbieten
• Nachfragen zulassen
• Immer ein offenes Ohr für alle Beteiligten haben

Diese regelmäßigen Mitarbeitergespräche sollten im Einarbeitungsplan berücksichtigt sein.

Auch Teamevents, ein Welcome-Day, unternehmensinterne Foren und Kanälen oder verschiedene Einführungsveranstaltungen helfen dem neuen Mitarbeiter das Unternehmen besser zu verstehen und damit auch in die neue Aufgabe zu finden.

Der perfekte 1. Tag

Ziel des ersten Arbeitstages sollte es sein, dass sich neue Mitarbeiter willkommen fühlen und einen positiven ersten Eindruck vom Unternehmen, den Vorgesetzten und dem neuen Team bekommen.

Am ersten Tag:

• Herzliche Begrüßung mit Warm-up Gespräch und Vorstellung der Teamkollegen
• Einweisung am Arbeitsplatz und Rundgang
• Vorstellung des Einarbeitungsplans
• Ein gemeinsames Mittagessen mit dem Team
• Feedbackgespräch zum ersten Arbeitstag

Ein kleiner Willkommensgruß – vielleicht ein netter Werbeartikel – und ein informiertes Team signalisieren, dass der neue Kollege willkommen ist.

Übrigens: Der Mensch zählt, nicht das Geschlecht. Wir setzen auf Vielfalt, lehnen Diskriminierung ab und denken nicht in Kategorien wie etwa Geschlecht, ethnische Herkunft, Religion, Behinderung, Alter oder sexuelle Identität. Deshalb verzichten wir aus Gründen der besseren Lesbarkeit in allen Dokumenten weitestgehend auf die gleichzeitige Verwendung geschlechtsspezifischer Sprachformen.

Happy Onboarding!